Extra ALV tbv de statutenwijziging op 14 februari, naast de reguliere ALV op 15 februari
Geacht lid van tennisclub ZTC,
Allereerst een heel gezond en sportief 2022 gewenst. Ondanks dat Corona ons nu nog in haar greep houdt, hopen we dat we dit jaar maar veel mogen tennissen en met elkaar koppen koffie en thee en borreltjes kunnen drinken op het clubhuis. Met dit bericht willen wij jullie informeren dat we een extra Algemene Leden Vergadering (ALV) gaan organiseren op maandag 14 februari, ten behoeve van een statutenwijziging. Deze ALV vindt plaats daags voor de reguliere jaarlijkse ALV van dinsdag 15 februari.
De statutenwijziging is vereist om de volgende reden:
De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen, die per 1 juli 2021 is ingevoerd, vereist van onze tennisvereniging een goed bestuur en het inbrengen van waarborgen om misbruik door bestuurders of andere leden binnen de vereniging te voorkomen. Denk hierbij aan maatregelen om belangenverstrengeling te voorkomen of consequenties voor bestuursleden bij de gevolgen van wanbestuur. De wetgever en de KNLTB vereisen daarom van verenigingen als de onze dat hier expliciet uiting aan wordt gegeven in de statuten.
Wij hebben voor ZTC de statuten aangepast aan de hand van nieuw opgezette modelstatuten van de KNLTB. Daarmee zijn ook enkele moderniseringen in de voorgestelde statuten terechtgekomen, zoals digitale besluitvorming en vergaderingen, en bepalingen rond de bescherming van persoonsgegevens. Veel van wat ten tijde van de oprichting van onze club in 1970 (want hieruit stammen de huidige statuten!) in onze huidige statuten terecht is gekomen, blijft echter gewoon actueel, hoewel de volgorde soms wat anders is in de modelstatuten.
De belangrijkste wijzigingen alsmede de documentatie zullen we op een later tijdstip via elektronische weg naar jullie toe laten komen.
Omdat de statuten wijzigen, moest ook het huishoudelijk reglement, dat stamt uit 2019, worden herschreven. Het nieuwe huishoudelijke reglement zullen we ook met jullie delen. Het reglement is ook onderwerp van deze extra ALV.
De aangepaste statuten zijn volgens artikel 17 lid 3 sub a in de huidige en geldende statuten, inmiddels goedgekeurd door de KNLTB. Nu zijn jullie, de leden aan zet.
Maandag 14 februari om 20:30 zullen we de vergadering openen. We zullen de statuten en het reglement dan met jullie behandelen. Echter: Volgens de huidige statuten is de aanwezigheid van tenminste twee derde van het aantal leden in een ALV vereist om een statutenwijziging te behandelen. Dit verwachten wij niet te gaan halen, afgaande op het aantal leden dat in reguliere ALV’s aanwezig is. In dat geval dienen we de statutenwijziging nogmaals aan de leden voor te leggen in een ALV die binnen 3 weken daarna moet worden georganiseerd. Aanwezigheid van twee derde van het aantal leden is dan niet meer vereist. Wij zullen daarom de statuten in in de reguliere ALV van 15 februari nogmaals behandelen.
We zullen de statutenwijziging daarom ook agenderen op onze reguliere ALV op dinsdag 15 februari a.s., om 20:00. Hierin kunnen we met alle aanwezige leden de statutenwijziging bespreken en eventueel goedkeuren. Communicatie over die ALV zal verder verlopen via de Lobby en de website.
Details van deze speciale ALV:
· Datum en tijdstip: Maandag 14 februari, om 20:30
· Plaats: ZTC clubhuis.
· Bijzonderheden: Mochten de Corona maatregelen ons verhinderen fysiek samen te komen, dan zal de vergadering in zijn geheel via een videoverbinding plaatsvinden. In dat geval ontvangen jullie nog een link voor de videoverbinding.
Met sportieve groet namens het bestuur van ZTC
Coen Zuidema
